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食品を扱うなら賞味期限の管理が必要
食品を販売する上で気をつけねばならないのが、賞味期限です。
「この商品の賞味期限今日まで！？」
「賞味期限切れの商品を販売してしまった……」
こんな風にならないため、賞味期限管理はシステム化しておくのが望ましいでしょう。
とはいえシステムを複数導入して情報が分散しては運用しづらいのも事実。スマレジユーザーであればスマレジに情報を集約するのが最も効率的です。
スマレジの標準機能に賞味期限管理はない
いざスマレジに賞味期限情報を！……と思って管理画面を開いても、賞味期限に関する項目は見当たりません。それもそのはず。スマレジには賞味期限を管理する機能は存在しないからです。
ではスマレジで賞味期限を管理するのは諦めたほうが良いのでしょうか？
いいえ、こんなときのためにあるのが予備項目です。
予備項目とは？
商品情報の設定項目はいくつかありますが、事業者ごとに標準で用意されている項目以外に設定しておきたい商品情報が出てきます。そんなときのために、予備項目という事業者が自由に設定した項目を増やす機能があります。
設定方法は以下の通り。
- ブラウザでスマレジ管理画面を開きます
- 商品＞商品一覧を開き、なんでもいいので商品を一つ開きます
- 詳細設定内容の一番下にある「+自由な項目の追加/編集」を選択します
- 項目名を入力し「登録する」を押すと、詳細設定内容の下に追加されていきます。
予備項目の値はすべて文字列で85文字以内です。もし長文を設定したい場合は規格・キャッチコピー・説明欄を使用しましょう。
賞味期限を設定する
まず上記の設定方法で、予備項目に「賞味期限」という項目を追加します。もちろん名前は賞味期限ではなくEXPDate、消費/賞味期限などなんでもかまいません。
項目が追加できたら食品すべての賞味期限を入力していきます。量が多いので特に近いものから優先して行ったほうがいいでしょう。また実際の入力は管理画面ではなく、CSVファイルで行うことをおすすめします。
賞味期限入力のルール
最低限の入力ルールがないと後々困るので、私が実践しているルールをご紹介します。
ルール1：入力形式はyyyyMMdd
yyyyMMddというのは、たとえば2021年7月7日だったら「20210707」と表記することを指します。見やすさという意味ではyyyy年M月d日（例では2021年7月7日）のほうが良いのですが、後述する管理方法では大小比較できる数値として扱いたいのでこうしています。
ルール2：最も近い賞味期限を入力する
2021年8月2日のものと2021年8月3日のものがあったら、入力するのは20210802のみにします。データ上1日違いの3日が見えなくなってしまいますが、すべて網羅すると逆に煩雑になってしまうので良くありません。
ルール3：管理が不要なものには記号をいれる
空欄でも良いのですが、間違いを防止するために数字ではない記号をいれておくのが好ましいです。うちの場合は「-」としてます。
賞味期限を管理する
予備項目に賞味期限を設定していても、スマレジのなんらかの機能と連動するわけではないので賞味期限チェックのルールも設定し、店舗で実行する必要があります。
1.賞味期限のスケジュールを設定する
日々の品出しで賞味期限を目視するのに加えて、うちでは毎週データ上で賞味期限が2週間以内に迫っているものを定期チェックしていました。量が多くなかったのでそうしていましたが、場合によっては部門ごとに分割したり、チェック回数を増やしたりして対応しましょう。
2.賞味期限チェック用のリストを作成する
商品一覧から全商品情報のCSVファイルをダウンロードします。この際ダウンロード設定で予備項目を追加することを忘れないでください。
ダウンロードしたCSVファイルをExcelやGoogleスプレッドシートで開きます。フィルター機能やQUERY関数などを使って、賞味期限の項目を昇順でソートしてください。
最も日付が古い賞味期限から順に並んだので、チェックしたい期限までの商品を選んで好きなレイアウトでリストを作成します。
3.賞味期限をチェックする
リストをプリントアウトするなどして実地でリストにある商品の賞味期限を確認します。更新作業に必要なのでそれぞれ最も近い賞味期限をメモしておきます。チェック作業中にかなり迫っている賞味期限の商品があれば、割引シールなどを貼っておくと良いでしょう。
4.賞味期限データを更新する
実地で確認したデータをもとに、スマレジの賞味期限項目の値を更新します。
あとはこれを定期的に繰り返していくだけです！確認段階で在庫を切らしている場合は空欄にしておいて、定期チェックで空欄になってる商品もチェックするようにするといいでしょう。
複数店舗を管理している場合
1店舗であればそれでOKですが、複数店舗を管理している場合はどうでしょう？
私の場合3店舗あるものも1つと考えて、全店舗で共通にしていました。
各店舗の賞味期限項目を追加して「賞味期限_店舗A」「賞味期限_店舗B」としてもよかったのですが、店舗間での商品移動が多かったのでやめました。どの賞味期限のものをどこに移動したのかという把握がうまくできそうになかったからです。
3店舗程度なら共通にしておいても問題ありません。しかしさらに拡大していく場合、無駄が増えてくるでしょう。その場合店舗間移動のなさそうなエリアで区切ってエリア別管理にするのが良いのではないでしょうか。
スマレジAPIの活用
上記の方法でネックになるのが、CSVファイルまわりの煩雑さです。私もはじめはCSVファイルを使って更新作業を行っていたのですが、次第に面倒になってきました。
今はスマレジAPIというスマレジと外部サービスをつなぐ機能を使って、Googleスプレッドシートから更新作業を行っています。
手で行う作業は実地の確認と、入力だけで、リストの作成や更新内容のアップロードは自動です。
この活用方法もぜひお伝えしたいのですが、少し話が込み入ってくるためまた別の機会とします。スマレジAPIを利用した方法の記事が掲載された際はよろしくお願いいたします。
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