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小規模少人数でもLINEではなくSlackを使うべき理由

LINEを使ってませんか?

ビジネスチャットツールの活用が大事という話は巷に溢れています。しかし実際のところ現場レベルでは、LINEで済ませてしまうシーンが多いように見受けられます。

日本において多くの人がすでにインストールしているLINEは、利用するハードルが低く、内部連絡ならLINEでいいと思っている人も多いのではないでしょうか?

LINE Business Guide (Summary) より

しかしLINEを使っていると以下のような状態に陥ってしまいます。

  • 複数の話題が一つのトーク内にあり、参照しにくい。見落としが発生する。
  • ログが個々の端末にしか残らない
  • 新規メンバーが過去の情報を閲覧できない

こういった状況になると、同じことを何度も伝える必要があったり、ある情報を知っているメンバーと知らないメンバーが出てきて業務効率が悪化する恐れがあります。

 

またプライベートで使っているLINEは、仕事との切り替えも難しくなってしまいます。

したがってたとえ小規模・少人数であっても、些細な内容でも、LINEを使うのはおすすめできません。では何を使えばいいのか。私はSlackを推奨します。

Slackとは?

Slackは、アメリカのSlack Technology社が開発し運営しているSaaS型のビジネスチャットツールです。元々はGlitchというゲームの映像配信サービスを開発スタッフたちが社内のコミュニケーション用に作ったツールでしたが、これを商用化したのがSlackです。

参考:https://www.sedesign.co.jp/blog/how-to-use-slack

ビジネスチャットツールとして紹介されることが多いものの、Slackの機能はチャットにとどまりません。Slack自身もSlackは企業内のコミュニケーションハブ・業務基盤であると位置づけています。*1

Slackを使うメリット

話題ごとにチャンネルを分割できる

チャンネルというのはLINEでいうところのトークルームに相当するものです。Slackでは人によって部屋がわかれるのではなく、テーマによって部屋がわかれています。

これによってどの話題で会話が行われているのか等の問題が起こりません。関係ない話題でログが流れてしまうことも少なくなります。

 

チャンネルに参加する人間は同じワークスペース(組織・集団)のメンバー全員である必要はなく、参加するメンバーを選ぶことも可能です。しかもオープンのチャンネルであれば参加していないメンバーでもチャンネルを閲覧することができるので、直接テーマに関係のないメンバーでも状況を把握することができます。

反対に非参加メンバーには見られたくない場合はクローズドチャンネルとすることもできますし、LINEのような1:1のDM機能も備わっています。

 

情報共有が容易

Slackへの投稿はすべてにURLが設定されており、簡単に引用することができます。とあるチャンネルで投稿された内容を別チャンネルでも共有したいなんてときも、URLを貼り付けるだけで簡単に行なえます。

LINEを使っていると別のトークルーム内容はスクリーンショットで貼り付けて引用するユーザーもいますが、これでは検索もできませんしLINEに投稿された画像には期限があるため、後々の閲覧性に問題が残ります。

 

またSlackでは後から参加した新規メンバーであっても、チャンネルの内容は過去にさかのぼってすべて閲覧できます。

 

リマインダーや高度な検索をはじめとした豊富な機能

Slackの代表的な機能にリマインダーがあります。普通のリマインダーならiPhoneの標準アプリで使ってるなんて方もいらっしゃるでしょう。Slackのリマインダーの良いところは、自分だけでなく他のメンバーへリマインダーを設定できる点にあります。タスクの抜け漏れを防ぐのに役立つでしょう。

 

Slackは検索機能も優秀です。

各チャンネルの投稿やファイルをまとめて検索できるのですが、フィルター(絞り込み)で欲しい情報にすぐアクセスできます。Slackを長く使うほど情報が蓄積されていくので、検索機能の有用さが増していくでしょう。

 

また他にもワークフロー機能で簡単に業務自動化ができたり、ビジネスに必要な機能がぐぐっと詰まっています。

 

外部サービスとの連携ができる

Slackアプリという機能で、外部サービスと容易に連携がとれます。たとえばここ数年で爆発的に需要が高まったZoomと連携してスムーズにビデオ会議を設定したり、DropboxやGoogleDriveと連携してファイルを即座にシェアすることもできます。

 

私の実務ではGoogleカレンダーとの連携が便利でした。たとえば今日はこの会議室で誰々がミーティングしてるなということがわかったり、予定の時間が近づくと通知が来たりして、状況が把握できるため一々確認をとらなくても業務を円滑に進めることができました。

すべての情報をSlackに集約しよう

以上のようなメリットを最大限活かすには、すべての情報をSlackに集めておくことが大事です。

使いはじめやITに疎いメンバーは、SlackがあるのにLINEを使ってしまったりするでしょう。しかしSlackにありとあらゆる情報を集め、それをメンバーで共有して初めて無駄がなくなり業務が効率化していきます。逆に形だけのSlack導入はむしろ情報が分散するだけで、悪影響を及ぼしかねません。

これは「個人間の話だからLINE」ではなくSlackのDM機能を使ったり、個人宛のメッセージであっても他のメンバーが見て問題ない内容であればチャンネルでメンションにするといった方が良いでしょう。

 

スマレジとSlack

スマレジAPIという外部連携機能とSlackを組み合わせれば、強力なツールとなります。実際の例として全店舗の毎日の売上を内部で共有したり、在庫アラートと各店舗在庫状況を共有することで店舗間の商品移動を促したりしています。

LINEでもできなくはないですが、Slackの方がより簡単にできるので、まだスマレジをそこまで使いこなしていないという方も将来的なことを考えると、今からSlackに慣れておくことをおすすめします。

 


*1 https://special.nikkeibp.co.jp/atcl/NXT/19/xtechexpo2019/slack/

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